Tòa nhà chung cư, cụm nhà ở chung cư là một dự án nhà ở bao gồm nhiều căn hộ cùng sử dụng không gian, hệ thống kỹ thuật và hệ thống hạ tầng chung, trong phạm vi tương đối khép kín: lối ra/vào Tòa nhà, nơi để xe, sân chơi chung, phòng sinh hoạt cộng đồng, thang máy, máy phát điện, hệ thống cảnh quan, hệ thống điện, hệ thống chiếu sáng công cộng, cấp/thoát nước, sảnh, hành lang, lối đi…

Ngoài diện tích sở hữu riêng của từng Chủ sở hữu căn hộ thì còn có diện tích/hệ thống thuộc sở hữu chung/sử dụng chung của tất cả các chủ sở hữu,… Vì vậy, việc có một doanh nghiệp độc lập, có chức năng và kinh nghiệm để tổ chức quản lý, vận hành toàn bộ hệ thống chung của Tòa nhà chung cư đó là một nhu cầu khách quan, đảm bảo các hệ thống được vận hành ổn định, thường xuyên, liên tục và an toàn cho người sử dụng.

Chức năng của Ban quản lý Chung cư:

• Toàn bộ các hoạt động/nghiệp vụ có tính chất quản lý, vận hành chung cư

• Vai trò trung gian để tổ chức tuyên truyền, vận động và giám sát việc tuân thủ nội quy và các quy định của Chung cư, trên cơ sở sự thống nhất chung của đa số chủ sở hữu

Mục tiêu cao nhất của hoạt động quản lý vận hành nhà chung cư là đem lại môi trường sống bình đẳng, văn minh, an toàn và ổn định lâu dài cho người sử dụng. Đặc điểm thực tế của Chung cư và yêu cầu cụ thể của Hội nghị nhà chung cư của các chủ sở hữu sẽ đặt ra các tiêu chí quản lý, vận hành khác nhau. Tuy nhiên, hoạt động quản lý chung cư bao gồm các nhiệm vụ cơ bản không thể thiếu như sau:

• Quản lý, vận hành và bảo trì Hệ thống kỹ thuật, hệ thống hạ tầng (nếu có)

• Công tác bảo vệ đảm bảo an toàn, an ninh – trật tự chung

• Vệ sinh làm sạch, chăm sóc cảnh quan, diệt côn trùng, thu gom rác thải sinh hoạt

• Xử lý kịp thời các phát sinh, trợ giúp và chăm sóc khách hàng

• Giám sát việc thực hiện nội quy, quy định của đại diện sở hữu chung cư đã ban hành

• Công tác tài chính (thu – chi phí dịch vụ)

• Quản lý, theo dõi, cải tạo và sửa chữa trang thiết bị, tài sản chung của chung cư

• Quản lý việc sử dụng các dịch vụ tiện ích, gia tăng có trong chung cư

• Hỗ trợ các công việc có liên quan tới Tòa nhà/ dự án cho CĐT hoặc BQT

Nội quy và Quy Định

Các chung cư/khu đô thị/khu phố hay Trung tâm thương mại là nơi tồn tại song song các tài sản chung và tài sản riêng của nhiều chủ thể khác nhau. Việc có một hệ thống nội quy và quy định chặt chẽ, phù hợp và được tuân thủ nghiêm túc và bình đẳng chính là tiền đề để duy trì sự bền vững chất lượng sống và và sinh hoạt của mọi cư dân, khách đến thăm.

Nội quy:

• Nội quy sử dụng nhà chung cư

• Nội quy khu vực bãi xe

• Nội quy sử dụng nhà sinh hoạt cộng đồng

• Nội quy an toàn PCCC

Quy Định:

• Quy định bỏ và phân loại rác

• Quy định thi công trang trí nội thất

• Quy định đăng ký nuôi sinh vật cảnh

• Quy định đăng ký vận chuyển đồ ra/vào Tòa nhà

Ban Quản trị chung cư

Văn hóa sống trong các chung cư hiện đại và phức hợp tại các Thành phố lớn ở nước ta mới được hình thành trong thời gian gần đây. Đã có một số mô hình quản lý mang tính tự phát, không chuẩn mực được áp dụng hay cơ quan quản lý nhà nước cũng đã có những cố gắng can thiệp bằng các văn bản hướng dẫn (Thông tư, Nghị định…). Tuy nhiên, vì là lĩnh vực khá mới mẻ nên các hoạt động đó cũng không tránh khỏi các khiếm khuyết/bất cập và cần hoàn thiện dần dần.

Thực tế sử dụng, vận hành các chung cư đòi hỏi một mô hình chịu trách nhiệm vừa chặt chẽ vừa hợp lý để ổn định sử dụng và tránh các khiếu nại, khiếu kiện tiềm năng có thể làm gián đoạn cuộc sống, sinh hoạt của cư dân.

Chắt lọc các kinh nghiệm từ thực tế tổ chức quản lý sử dụng chung cư thời gian qua, Bộ Xây dựng đã ban hành Thông tư 02/2016/TT-BXD: Quy chế Quản lý Sử dụng Nhà chung cư, có hiệu lực từ tháng 4/2016.

Thành lập và hoạt động của Ban Quản trị Chung cư

Trong nhiều năm hoạt động, SPS đã tham gia chuẩn bị và tổ chức thành công các Hội nghị Nhà chung cư để bầu ra Ban quản trị đại diện cư dân, thực hiện các bước để công nhận và đưa Ban quản trị vào hoạt động hợp pháp ở một số chung cư trên địa bàn Hà Nội.

Kinh nghiệm của chúng tôi cho thấy, để một BQT hoạt động thực sự có hiệu quả cần có các yếu tố sau đây:

• Sự gọn nhẹ (tùy theo độ lớn/sự phức tạp của chung cư, các BQT nên có từ 3 đến 5 thành viên)

• BQT có quy chế hoạt động rõ ràng về trách nhiệm và quyền hạn, các thành viên có hiểu biết, nhiệt tình, tâm huyết và có thời gian vật chất giành cho công việc

• Có kênh liên lạc và hợp tác chặt chẽ giữa BQT và Ban Quản lý để giải quyết các công việc định kỳ và phát sinh